「業務自動化を進めたいけれど、自社に合う事例がわからない」「最新のAIツールをどう活用すべきか知りたい」と悩んでいませんか。本記事では、経理や人事など各部門における業務自動化の成功事例5選を具体的に紹介します。自動化を成功させる結論として、自社の課題に合ったツールの選定とスモールスタートが重要です。RunMyJobsや生成AIを活用した最新の効率化手法から、導入を成功に導く具体的なステップまで詳しく解説します。

業務自動化とは？基礎知識と注目される背景

業務自動化とは、これまで人間が手作業で行っていた業務を、ITツールやシステムを活用して自動的に処理する仕組みのことです。近年、多くの企業で業務自動化が注目されており、経営課題の解決に向けた重要な施策として位置づけられています。

業務自動化が求められる理由

企業において業務自動化が急務となっている背景には、主に以下の理由があります。

自動化できる業務とできない業務の違い

業務自動化を進めるにあたり、すべての業務を自動化できるわけではありません。自動化に適している業務と、人間の判断が必要な業務を正しく見極めることが重要です。それぞれの特徴は下表のとおりです。

このように、ルール化しやすい定型業務は自動化に最適です。一方で、高度な判断や対人スキルが必要な業務は人間が担うことで、より付加価値の高い業務にリソースを集中させることができます。

業務自動化の成功事例5選

業務自動化を推進するにあたり、各部門でどのような課題があり、それをどのように解決したのかを知ることは非常に重要です。ここでは、企業内で特に自動化のニーズが高い5つの部門における具体的な成功事例を紹介します。

事例1 経理部門における請求書処理の自動化

経理部門では、毎月末に集中する大量の請求書処理が担当者の大きな負担となっていました。紙やPDFなどさまざまな形式で届く請求書を目視で確認し、手作業で会計システムに入力していたため、入力ミスや確認漏れが発生しやすい状況でした。

この課題を解決するため、AI-OCR（光学式文字認識）とRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を組み合わせた自動化システムを導入しました。AI-OCRで請求書の記載内容を高精度でデータ化し、そのデータをRPAが自動で会計システムへ入力する仕組みを構築しています。

下表のとおり、導入前後で業務効率が飛躍的に向上しています。

請求書の読み取りからシステム入力までの一連のプロセスを自動化することで、経理担当者は月次決算の分析など、より付加価値の高い業務に専念できるようになりました。

事例2 人事部門での入退社手続きの効率化

人事部門における入退社手続きは、総務や情報システム部門など複数の部署にまたがる業務です。従来は、人事担当者が各部門へメールで連絡し、社内システムのアカウント発行や備品の手配を個別に依頼していたため、手続きの漏れや連絡の遅延が頻発していました。

そこで、全社横断的なワークフローシステムを導入し、入退社の情報が人事システムに登録された段階で、関連する各部門へ自動的にタスクが割り当てられる仕組みを構築しました。

手続きに必要な連絡や承認プロセスをシステム上で自動連携させることにより、新入社員の受け入れ準備がスムーズになり、関係部門全体の業務負担が大幅に軽減されました。

事例3 営業部門の顧客データ入力の自動化

営業部門では、日々の営業活動に追われる中で、名刺情報の入力や顧客管理システム（CRM）への商談履歴の登録が後回しになることが課題でした。データがタイムリーに更新されないため、営業チーム内での情報共有が遅れ、機会損失を招くリスクがありました。

この状況を改善するため、スマートフォンのカメラで名刺を撮影するだけで顧客情報が自動でテキスト化され、CRMに直接連携されるツールを導入しました。また、Webサイトの問い合わせフォームから入力された顧客情報も、手作業を介さずに自動でシステムへ取り込まれるように設定しました。

営業担当者が本来行うべき顧客との対話や提案活動に多くの時間を割けるようになり、結果として部門全体の成約率向上につながっています。

事例4 カスタマーサポートにおける問い合わせ対応の自動化

カスタマーサポート部門では、よくある質問（FAQ）に対する定型的な問い合わせが電話やメールで殺到し、オペレーターの対応時間が圧迫されていました。これにより、複雑なトラブルを抱えた顧客への対応が遅れ、顧客満足度の低下が懸念されていました。

解決策として、自社サイトおよび公式アプリケーションにAI搭載のチャットボットを導入しました。顧客からの質問に対してチャットボットが24時間365日自動で回答し、自己解決を促す仕組みです。

下表のとおり、チャットボット導入によりオペレーターの負担軽減と顧客満足度の向上が両立できています。

定型的な問い合わせ対応をチャットボットに任せることで、オペレーターは人による丁寧なサポートが必要な個別案件に集中できるようになりました。

事例5 製造現場における在庫管理の自動化

製造業の現場では、部品や原材料の在庫管理を従業員が定期的に目視で確認し、手書きの台帳や表計算ソフトに入力して管理していました。このアナログな手法では、リアルタイムな在庫状況の把握が難しく、欠品による生産ラインの停止や、過剰在庫の発生といった問題が生じていました。

この課題に対し、IoTセンサーと在庫管理システムを連携させた自動化ソリューションを導入しました。保管棚に設置された重量センサーが部品の残量を常時監視し、一定の数量を下回った時点で自動的に購買システムへ発注依頼が送信される仕組みです。

在庫確認にかかる人件費を削減するだけでなく、発注漏れによる生産遅延のリスクを根絶し、サプライチェーン全体の最適化を実現しました。

生成AI時代における新しい業務自動化の形

近年、ChatGPTをはじめとする生成AIの登場により、業務自動化のアプローチは大きな転換期を迎えています。定型業務の効率化にとどまらず、これまで人間の判断や創造性が必要とされていた非定型業務までもが自動化の対象となりつつあります。

従来の自動化と生成AIを活用した自動化の違い

これまでの業務自動化は、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やマクロを用いた、あらかじめ設定されたルールに従って処理を行う手法が主流でした。しかし、生成AIを組み込むことで、ルールベースでは対応できなかった柔軟な処理が可能になります。従来の自動化と生成AIを活用した自動化の違いは、下表のとおりです。

生成AIがもたらす業務効率化のメリット

生成AIを業務プロセスに組み込むことで、企業はこれまでにないレベルの生産性向上を実現できます。具体的に得られるメリットとして、以下の点が挙げられます。

非構造化データの活用による業務範囲の拡大

生成AIは、メールの本文やPDFの契約書、会議の録音データといった非構造化データの処理を得意としています。これまで人間が目視で確認し、手作業でシステムに入力していた情報抽出や要約作業を自動化できるため、業務の対象範囲が飛躍的に広がります。

意思決定の迅速化と属人化の解消

過去の膨大な社内データやマニュアルを生成AIに学習させることで、担当者の経験やスキルに依存していた判断業務をサポートすることが可能です。必要な情報を瞬時に引き出し、最適な回答案を提示することで、業務の属人化を防ぎ、組織全体の意思決定スピードを向上させます。

従業員がより創造的なコア業務へ集中できる環境の構築

複雑なデータ処理や文書作成の初期段階を生成AIに任せることで、従業員は新しいアイデアの創出や顧客とのリレーション構築など、人間にしかできない付加価値の高い業務に専念できます。このような新しい自動化の形は、総務省の「情報通信白書」などでも指摘されている労働力不足の課題解決に向けた有効な手段として期待されています。

業務自動化を成功に導くためのステップ

業務自動化を単なるツールの導入で終わらせず、確実な成果へとつなげるためには、計画的なアプローチが不可欠です。ここでは、業務自動化を成功に導くための3つの重要なステップを解説します。

現状の業務プロセスの洗い出しと課題の特定

自動化に取り組む前の第一歩として、現状の業務プロセスを正確に把握することが最も重要です。現場で誰が、どのような手順で、どれだけの時間をかけて業務を行っているのかを可視化し、業務の棚卸しを行います。

この過程で、不要な業務や非効率な手順が見つかることも少なくありません。単に現状の作業をそのまま自動化するのではなく、BPR（業務プロセス再設計）の視点を持ち、業務そのものの見直しを行うことが成功の鍵となります。業務の洗い出しが完了したら、下表のとおり自動化の適性を評価し、優先順位を決定します。

適切なツールの選定とスモールスタート

自動化する対象業務が決定したら、自社の課題解決に最適なツールを選定します。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やワークフローシステム、高度なジョブ管理ツールなど、さまざまな選択肢から要件に合うものを比較検討します。

特に、基幹システム（ERP）のデータ連携や、複雑に絡み合う複数のシステム間での処理をミスなく全自動化したい場合に不可欠となるのが、「JobScheduler（ジョブ管理ツール）」です。JobSchedulerとは、あらかじめ設定したスケジュールや特定の条件（ファイルの受信など）に従って、複数のシステム処理（ジョブ）をあらかじめ決められた順序で自動実行・管理する仕組みのことです。これにより、システム運用の属人化を防ぎ、24時間365日の安定した業務自動化が可能になります。

このJobSchedulerの代表的なソリューションの1つとして、弊社でも取り扱っているのが「RunMyJobs」です。RunMyJobsは、クラウドネイティブなジョブ管理プラットフォームであり、SAPをはじめとする主要な基幹システムや各種クラウドサービス、さらには最先端の生成AIツールともスムーズにシームレスな連携（つなぎ込み）が可能です。

ツールを選定する際は、以下のポイントを確認することが重要です。

また、導入にあたっては、いきなり全社規模で展開するのではなく、特定の部門や影響範囲の小さい業務から始めるスモールスタートを推奨します。小さな成功体験を積み重ねることで、現場の不安を払拭し、スムーズな全社展開へとつなげることができます。

社内への定着と継続的な改善

ツールを導入した後は、現場の従業員が新しいプロセスに慣れ、システムを日常的に活用できるよう定着化を図る必要があります。運用ルールの策定やマニュアルの整備を行い、必要に応じて社内向けの研修や勉強会を実施して現場の理解を深めます。

さらに、業務自動化は導入して終わりではありません。定期的に効果測定を行い、PDCAサイクルを回し続けることが重要です。具体的には、以下のような指標を用いて効果を検証します。

運用中に発生したエラーや現場からのフィードバックを収集し、継続的にプロセスを改善していくことで、生成AI時代における高度な業務自動化の価値を最大限に引き出すことが可能になります。

業務自動化 事例に関するよくある質問

業務自動化は中小企業でも導入できますか？

はい、中小企業でも導入可能です。近年はクラウド型の安価なツールが普及しており、初期費用を抑えてスモールスタートで始める企業が増えています。

業務自動化ツールの導入にはどのくらいの期間がかかりますか？

対象となる業務の規模や複雑さによって異なりますが、一部の単純な業務であれば数週間から1ヶ月程度で導入・運用開始が可能です。

プログラミングの知識がなくても業務自動化は可能ですか？

可能です。ノーコードやローコードと呼ばれる、画面上の直感的な操作だけで自動化の設定ができるツールが多く提供されています。

業務自動化によって従業員の仕事はなくなりますか？

仕事がなくなるわけではありません。定型業務を自動化することで、従業員はより創造的で付加価値の高いコア業務に専念できるようになります。

業務自動化の費用対効果はどのように測定しますか？

自動化によって削減された作業時間と人件費を算出し、ツールの導入・運用にかかる費用と比較することで測定します。また、ミスの削減による品質向上も効果に含まれます。

 「RunMyJobs」のようなJobScheduler（ジョブ管理ツール）は、RPAと何が違うのですか？ 

 RPAは主にPCの画面上で行う人間の「手作業（デスクトップ操作）」を代替するのに対し、JobSchedulerはシステムやサーバーの裏側（バックエンド）で動く「大量のデータ処理やシステム連携」をスケジュール通りに自動実行・制御するものです。これらを組み合わせることで、より高度で大規模な業務自動化が可能になります。 

まとめ

本記事では、業務自動化の基礎知識から成功事例、そして生成AIを活用した最新の動向までを解説しました。業務自動化を成功させるためには、現状の業務プロセスを正確に洗い出し、適切なツールを選定してスモールスタートを切ることが重要です。生成AIの登場により、従来の定型作業だけでなく、より高度で複雑な業務の自動化も可能になりました。自社の課題に合わせた自動化を推進し、業務効率化と生産性向上を実現しましょう。

当社はSAPのスペシャリストとして、豊富な知見と実績をもとに、最適なソリューションをご提案します。
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