この記事で分かること
- RPAが業務改善に効果的である理由と具体的なメリット
- 経理・人事・営業事務などで自動化できる仕事一覧
- 失敗しないためのRPA導入4つのステップ
- 導入前に知っておくべき注意点と成功のポイント
「毎日のデータ入力や集計作業に追われ、本来注力すべき企画や戦略業務に時間が割けない」といった課題を抱えていませんか？働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）が叫ばれる中、多くの企業がRPA（Robotic Process Automation）による業務改善に注目しています。
RPAとは、パソコン上で行う定型的な事務作業をソフトウェアロボットに代行させる技術のことです。導入することで、圧倒的な作業時間の短縮とヒューマンエラーのゼロ化を実現し、社員を単純作業から解放することが可能です。しかし、「具体的にどの業務を自動化できるのか」「導入に失敗しないためにはどうすればよいか」といった疑問を持つ方も少なくありません。
そこで本記事では、RPAの基礎知識から、経理・人事・営業事務における自動化可能な業務の具体例、そして効果を最大化するための導入手順までを網羅的に解説します。この記事を読めば、自社に最適なRPA活用の道筋が明確になり、業務効率化と生産性向上を成功させるための具体的なアクションが分かります。
RPAとは何か業務改善に効果的な理由
RPAとは「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略称で、これまで人間が手作業で行っていた定型業務を自動化するソフトウェアロボット技術のことです。少子高齢化に伴う労働人口の減少が深刻化する日本において、業務効率化と生産性向上の切り札として多くの企業で導入が進んでいます。
RPAが業務改善に効果的である最大の理由は、既存のシステムやアプリケーションを変更することなく、人間と同じように画面操作を代行できる点にあります。これにより、大規模なシステム開発を伴わずに、低コストかつ短期間での業務自動化が可能となります。
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の基本定義
RPAは、PCなどのコンピューター上で行われる一連の事務作業を、あらかじめ設定されたルール（シナリオ）に従って自動的に処理するツールです。人間のように休憩を必要とせず、24時間365日稼働し続けることができるため、「デジタルレイバー（仮想知的労働者）」とも呼ばれています。
総務省の情報通信白書などでも、RPAは「人間のみが対応可能と想定されていた作業、もしくはより高度な作業を人間に代替して実施できる」技術として定義されており、働き方改革を推進する重要な手段として位置づけられています。具体的には、データの入力や転記、複数のアプリケーションをまたぐ情報の照合といった、ルール化可能な定型業務を得意とします。
RPAと従来の自動化ツールやAIとの違い
RPAを導入する際、よく混同されるのがExcelのマクロ（VBA）やAI（人工知能）との違いです。それぞれの特徴と自動化できる範囲を正しく理解することで、適切な業務改善ツールを選定できます。
下表のとおり、RPAはアプリケーションを横断して操作できる点がマクロとの大きな違いであり、自律的な判断を行わない点がAIとの違いです。
| 比較項目 | Excelマクロ（VBA） | RPA | AI（人工知能） |
|---|---|---|---|
| 自動化の対象 | ExcelやOffice製品内での処理 | PC上のあらゆるアプリケーションやシステム | データの分析や予測、非定型業務 |
| 処理の判断 | ルールに基づく定型処理 | ルールに基づく定型処理 | 自律的な学習・判断が可能 |
| プログラミング | 必要 | 不要（ローコード・ノーコードが多い） | 高度な専門知識が必要 |
このように、RPAは「手順が決まっている繰り返し作業」に特化しており、AIのように曖昧なデータを判断することは苦手ですが、その分、設定が容易で即効性が高いという特徴があります。
業務改善にRPAが効果的である3つの理由
なぜ今、多くの企業が業務改善の手段としてRPAを選んでいるのでしょうか。その背景には、単なるコスト削減以上の効果が期待できる以下の3つの理由があります。
- 圧倒的な処理速度と正確性による品質向上
ロボットは人間よりも遥かに高速に処理を行い、入力ミスや見落としなどのヒューマンエラーをゼロにします。これにより、修正作業の手間が省け、業務品質が安定します。 - 24時間365日の稼働によるリソース確保
ロボットは疲れることなく働き続けるため、夜間や休日でも業務を進行できます。これにより、人間は付加価値の高い「コア業務」に集中できるようになります。 - 既存システムへの適合性と導入ハードルの低さ
RPAは画面上の操作を模倣するため、古い基幹システムやクラウドサービスが混在している環境でも、システム改修なしで連携・自動化が可能です。
これらの特性により、RPAは人手不足の解消だけでなく、従業員のワークライフバランスの改善や、企業の競争力強化に直結する業務改善の強力なパートナーとなるのです。
RPAで自動化できる仕事一覧
RPA（Robotic Process Automation）が得意とする領域は、パソコン上で完結する定型的な繰り返し業務です。なぜなら、RPAは事前に設定されたルールに従って正確に処理を行うソフトウェアロボットであり、人間の判断を必要としない作業において最大のパフォーマンスを発揮するからです。具体的には、手順が明確で例外が少なく、かつ処理件数が多い業務ほど導入効果が高まります。
例えば、複数のアプリケーションをまたぐデータの転記や、定期的な集計作業などが代表的です。これらを自動化することで、社員は付加価値の高い業務に集中できるようになります。部門ごとの具体的な自動化対象業務は下表のとおりです。
経理や財務における定型業務
経理や財務部門は、数値を扱う業務が多く、ミスが許されないため、RPAの導入によるメリットが非常に大きい領域です。請求書の処理や経費精算のチェックなど、毎月発生する膨大なルーチンワークを自動化することで、正確性の向上と決算処理の早期化を実現できます。
経理部門でRPA化に適している主な業務は下表のとおりです。
| 業務名 | 自動化の内容 | 導入効果 |
|---|---|---|
| 請求書発行業務 | 販売管理システムからデータを抽出し、請求書PDFを作成してメール送付または印刷を行う。 | 発送作業の工数削減と、宛先間違いなどの誤送信リスクを低減します。 |
| 交通費精算チェック | 申請された経路と金額を、乗換案内サイトなどのWebサービスと自動照合して適正か判定する。 | 全件チェックが可能になり、不正やミスの見落としを防止します。 |
| 入金消込業務 | 銀行の入金データと自社の売掛金データを照合し、一致するものをシステム上で消し込む。 | 目視による照合作業をなくし、担当者の心理的負担を軽減します。 |
人事や総務における事務作業
人事や総務の業務は、給与計算や年末調整、入退社手続きなど、特定の時期に業務量が急増する季節変動性が特徴です。RPAを活用することで、繁忙期における担当者の残業時間を抑制し、業務品質を均一に保つことが可能になります。また、従業員の個人情報を扱うため、ロボットによる処理は情報漏洩のリスク管理という観点からも有効です。
人事・総務部門では、以下のような業務が自動化の対象として挙げられます。
- 勤怠管理の不備チェック：打刻漏れや長時間労働のアラート対象者を抽出し、本人や上長へ自動でメール通知を行う。
- 給与明細の配信：給与計算システムから確定したデータをPDF化し、従業員ごとのメールアドレスへ自動配信する。
- 入社・退社手続き：人事データベースへの登録情報を基に、社会保険の届出書類作成やアカウント発行申請を行う。
- 備品の発注管理：在庫管理表の数値を定期的にチェックし、発注点を下回った場合に購入申請を自動作成する。
営業事務や顧客対応の自動化
営業部門においては、事務作業の負担を減らし、顧客とのコミュニケーションや商談などの「コア業務」に時間を割くことが重要です。営業事務や顧客対応の一部をRPAに任せることで、顧客へのレスポンス速度が向上し、結果として顧客満足度の向上につながります。
特に、SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）へのデータ入力は営業担当者の大きな負担となっているケースが多く、ここを自動化する動きが進んでいます。
- Webからの情報収集：競合他社のWebサイトを巡回して価格情報を収集したり、見込み客の企業情報をリスト化したりする。
- 見積書の作成支援：過去の類似案件や商品マスターから情報を引き出し、定型的な見積書の下書きを自動作成する。
- 在庫確認への自動回答：顧客や営業担当者からの在庫確認メールに対し、在庫管理システムを参照して自動で回答メールを送信する。
これらの業務をRPAに置き換える際は、現場の担当者がどのような手順で作業しているかを詳細に棚卸しすることが成功の鍵となります。
RPAによる業務改善のメリット
RPA（Robotic Process Automation）を導入することで得られるメリットは、単なるコスト削減にとどまりません。業務プロセスそのものを見直し、組織全体のパフォーマンスを底上げする効果が期待できます。具体的には、作業時間の短縮、品質の向上、そしてより価値のある業務へのシフトという3つの大きな利点があります。
作業時間の短縮と生産性向上
RPAの導入における最大のメリットは、業務処理スピードの向上と稼働時間の拡大による生産性向上です。RPAツールであるソフトウェアロボットは、人間のように休息を必要とせず、24時間365日休まずに稼働し続けることができます。また、データ入力や照合といった定型作業において、人間よりもはるかに高速に処理を行うことが可能です。
例えば、大量の請求書データをシステムに入力する業務の場合、人間が手作業で行うと数日かかる分量を、RPAであれば数時間で完了させることも珍しくありません。これにより、月末や繁忙期に集中しがちな業務負荷を平準化し、従業員の残業時間を大幅に削減できます。人間とRPAの特性の違いは下表のとおりです。
| 比較項目 | 人間（手作業） | RPA（ロボット） |
|---|---|---|
| 稼働時間 | 労働基準法による制限あり（休憩・休日必要） | 24時間365日稼働可能 |
| 処理速度 | 一定の限界があり、疲労により低下する | 高速かつ一定の速度で処理し続ける |
| コスト変動 | 残業代や採用コストが発生する | 導入・維持費のみで処理量増加に対応しやすい |
ヒューマンエラーの防止と品質向上
RPAを活用することで、人為的なミス（ヒューマンエラー）を防止し、業務品質を安定させることができます。人間が単純作業を長時間繰り返すと、どうしても集中力の低下や疲労により、入力ミスや確認漏れが発生してしまいます。しかし、ロボットは設定されたルール通りに正確に動作するため、疲れを知らず、ミスを起こすことがありません。
正確性が求められる経理の数値入力や、顧客情報の管理において、ミスの修正やダブルチェックにかかっていた時間を削減できる点は大きな強みです。また、担当者の精神的なプレッシャーを軽減することにもつながります。具体的には以下のような場面で品質向上が見込めます。
- 異なるシステム間でのデータ転記における入力ミスの撲滅
- 大量のデータ照合における見落としや確認漏れの防止
- 複雑な計算処理における計算間違いの排除
- 担当者のスキルや体調に依存しない業務品質の均一化
コア業務へのリソース集中
定型業務をRPAに任せることで、従業員は人間にしかできない「コア業務」にリソースを集中させることができます。データ入力や集計といった作業は重要ですが、それ自体が新たな利益を生み出すわけではありません。これらのノンコア業務を自動化することで、社員は企画立案、顧客との交渉、業務改善の検討など、付加価値の高い創造的な仕事に時間を使えるようになります。
これは企業全体の競争力を高めるだけでなく、従業員のモチベーション向上やキャリア形成にも寄与します。単純作業から解放され、よりやりがいのある業務に従事できる環境を整えることは、人材の定着率向上にも効果的です。少子高齢化による労働力不足が課題となる中、限られた人的リソースを有効活用するためには、RPAによる業務の振り分けが不可欠と言えるでしょう。
失敗しないRPA導入ステップ
RPAによる業務改善を成功させるためには、いきなりツールを導入するのではなく、計画的なステップを踏むことが不可欠です。準備不足のまま導入を進めると、現場の混乱を招き、期待した効果が得られない可能性があります。ここでは、失敗を防ぎ着実に成果を出すための4つの手順を解説します。
業務の棚卸しと適用範囲の選定
最初のステップとして、社内の業務プロセスを洗い出し、RPA化する対象を選定します。なぜなら、RPAには得意な業務と不得意な業務があり、すべての作業を自動化できるわけではないからです。
具体的には、現在の業務フローを可視化し、手順が決まっている「定型業務」を抽出します。人間による複雑な判断が必要な業務や、例外処理が頻発する業務はRPAには不向きです。まずは、以下のような特徴を持つ業務をリストアップし、自動化の優先順位をつけましょう。
- 手順やルールが明確に決まっている
- パソコン上の操作だけで完結する作業である
- 繰り返し頻度が高く、作業量が多い
- 入力ミスなどのヒューマンエラーが起きやすい
このように業務を棚卸しすることで、導入効果が高い領域をピンポイントで特定できます。事前の選定を丁寧に行うことが、後の工程での手戻りを防ぐ鍵となります。
適切なRPAツールの選定
次に、自社の課題や体制に合ったRPAツールを選定します。ツールによって機能や操作性、コストが大きく異なるため、現場のITスキルや予算に合わせて慎重に選ぶ必要があります。
RPAツールは導入形態によって、主に「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」の3種類に分類されます。それぞれの特徴と適したケースは下表のとおりです。
| 種類 | 特徴 | 適しているケース |
|---|---|---|
| デスクトップ型 | 個別のPCにインストールして動作する。導入コストが比較的安価。 | 担当者レベルで小規模に自動化したい場合 |
| サーバー型 | サーバー上で一括管理し、複数のロボットを動かす。大規模運用向け。 | 全社的に大量の業務を自動化したい場合 |
| クラウド型 | Webブラウザ上で動作する。Webサービスとの連携が得意。 | SaaSなどのクラウドサービスを中心に利用している場合 |
プログラミング知識が不要なノーコード型のツールであれば、現場担当者が主導して開発・運用を行うことが可能です。自社の運用体制にマッチしたツールを選ぶことが、定着への近道です。また、ベンダーによるサポート体制が充実しているかどうかも、選定時の重要なポイントになります。
スモールスタートでの試験導入
ツールが決まったら、最初から全社に一斉導入するのではなく、特定の部署や業務に限定して試験的に導入します。これは、万が一トラブルが発生した場合の影響を最小限に抑えるためです。
例えば、「経理部の請求書データ入力業務」のみを対象にロボット（シナリオ）を作成し、実際の業務で稼働させます。この段階で、予期せぬエラーへの対応や、業務フローの微調整を行います。いきなり大規模に展開すると、現場が新しいやり方に適応できず、反発を招く恐れがあります。まずは小さな成功体験を積み上げ、社内の理解と信頼を得ることが大切です。
効果検証と全社展開
最後に、試験導入の結果を検証し、効果が確認できた段階で全社への展開を進めます。導入の目的である「業務時間の短縮」や「コスト削減」が達成できているかを数値で評価し、費用対効果（ROI）を明確にする必要があります。
定量的な効果だけでなく、従業員の精神的負担の軽減や、コア業務への集中といった定性的な効果も確認します。効果が実証されれば、他の部署や業務へと適用範囲を拡大し、全社的な業務改善へと繋げていきます。また、ロボットが増えるにつれて管理が複雑になるため、運用ルールやマニュアルを整備し、属人化を防ぐための保守体制を整えることも忘れてはいけません。定期的なメンテナンスを行うことで、RPAは長期的に安定した効果を発揮し続けます。
導入前に知っておくべき注意点
RPA（Robotic Process Automation）は業務効率化に大きく貢献するツールですが、導入すれば自動的にすべてが解決するわけではありません。運用のルールや体制が不十分なまま導入を進めると、かえって業務が混乱したり、期待した効果が得られなかったりする可能性があります。導入前に想定されるリスクや課題を理解し、事前に対策を講じておくことが成功の鍵です。
管理者不在による「野良ロボット」の発生リスク
RPA導入において最も注意すべき問題の一つが、管理者の目が届かないところで作成・運用される「野良ロボット」の発生です。現場主導で手軽にロボットを作成できる点はRPAのメリットですが、作成者が異動や退職をした後に、そのロボットがどのような処理を行っているのか誰も把握できなくなるリスクがあります。
ブラックボックス化したロボットが誤作動を起こしたり、停止したりした場合、業務が滞るだけでなく、誤ったデータを基に業務が進んでしまう危険性もあります。このような事態を防ぐためには、開発や運用のルールを明確にし、IT部門や管理者がロボットを一元管理できる体制を整えることが重要です。
- ロボットの作成・変更に関する申請承認フローを確立する
- 作成されたロボットの台帳を作成し、管理者と処理内容を記録する
- 定期的な棚卸しを行い、不要なロボットを削除・停止する
システム改修や仕様変更に伴うメンテナンス負荷
RPAは、連携するシステムやアプリケーションの画面構成（UI）に依存して動作することが一般的です。そのため、操作対象となるシステムのアップデートや画面レイアウトの変更があった場合、RPAが要素を認識できずにエラー停止してしまうことがあります。
例えば、クラウドサービスの仕様変更やOSのアップデートは頻繁に発生するため、その都度ロボットの修正が必要になります。導入時には「作って終わり」ではなく、継続的なメンテナンスが必要であることを前提に、保守運用にかかる工数やコストを見積もっておく必要があります。安定稼働のためには、変更を検知して迅速に対応できる保守体制の構築が不可欠です。
セキュリティ対策と権限管理の重要性
RPAロボットには、業務システムにログインするためのIDやパスワードを付与する必要があります。この権限管理が不適切だと、不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まります。特に、人事情報や顧客データなどの機密情報を扱う業務を自動化する場合は、厳格なセキュリティ対策が求められます。
ロボットに付与する権限は必要最小限に留めるとともに、アクセスログを監視できる仕組みを導入することが推奨されます。想定されるセキュリティリスクと対策は下表のとおりです。
| リスク項目 | 主な対策内容 |
|---|---|
| 不正アクセス | ロボット専用のIDを発行し、アクセス権限を最小限に設定する |
| 情報漏洩 | 処理データの暗号化や、ログの定期的なモニタリングを行う |
| 誤処理・データ消失 | 本番環境への適用前にテスト環境で十分な検証を行う |
現場の理解不足と心理的な抵抗
新しいツールの導入に対して、現場の担当者が「自分の仕事が奪われるのではないか」「業務フローが変わって面倒になる」といった不安や抵抗感を抱くことがあります。現場の協力が得られないままトップダウンで導入を進めると、実際の業務実態に合わないロボットが作られたり、活用されずに放置されたりする原因となります。
RPAはあくまで人をサポートし、より付加価値の高い業務に集中するためのツールであることを丁寧に説明し、理解を得ることが大切です。現場担当者を巻き込んで業務の棚卸しを行い、共に改善を進めるプロセスを重視しましょう。
RPAによる業務改善に関するよくある質問
RPAを導入するにはプログラミングの知識が必要ですか？
必ずしも高度なプログラミング知識は必要ありません。現在主流となっている多くのRPAツールは、ドラッグアンドドロップなどの直感的な操作でシナリオを作成できる仕様になっています。ただし、より複雑な処理を自動化する場合やトラブルシューティングの際には、基本的なITリテラシーやロジックの理解があるとスムーズに運用できます。
RPAとAI（人工知能）の違いは何ですか？
RPAはあらかじめ決められたルールや手順に従って定型業務を忠実に実行するのに対し、AIは蓄積されたデータをもとに自ら学習し、判断や予測を行う点が異なります。RPAは「手足」として作業を代行し、AIは「頭脳」として判断を支援するものと捉えると分かりやすいでしょう。近年ではRPAとAIを組み合わせて、より高度な自動化を実現するケースも増えています。
RPAツールの導入にかかる費用はどのくらいですか？
導入費用はツールの種類や規模によって大きく異なります。パソコン1台から導入できるデスクトップ型であれば年間数十万円程度から始められるものもありますが、サーバー型で全社的に導入する場合は数百万円以上のコストがかかることもあります。初期費用だけでなく、ライセンス料や保守運用費などのランニングコストも含めて検討することが重要です。
RPAは既存のシステムやアプリケーションと連携できますか？
はい、基本的に連携可能です。RPAは人間がパソコン画面上で行う操作を模倣するため、Excelやブラウザ、社内の基幹システムなど、普段使用しているアプリケーションをそのまま操作対象にできます。API連携などが難しい古いシステム（レガシーシステム）であっても、画面操作を通じてデータを連携させることができる点がRPAの大きな強みです。
業務フローが変更になった場合、RPAはどうなりますか？
業務フローやシステム画面の仕様が変更された場合、RPAはエラーを起こして停止するか、誤った処理を行う可能性があります。そのため、業務内容に変更が生じた際は、速やかにRPAの設定（シナリオ）を修正する必要があります。導入後のメンテナンス体制を整えておくことが、安定運用のための重要なポイントです。
まとめ
本記事では、RPAを活用した業務改善の具体例やメリット、失敗しないための導入ステップについて解説しました。
RPAは、経理・総務・営業事務などの定型業務を中心に、人手による作業時間の削減やヒューマンエラーの防止に大きく貢献します。業務の一部を自動化するだけでも、現場の負荷軽減や生産性向上といった効果を実感できる点は、RPAの大きな魅力と言えるでしょう。
一方で、業務プロセスが複雑化している場合や、SAPをはじめとした基幹システムと複数の周辺システムを横断する業務では、RPA単体による自動化に限界が生じるケースも少なくありません。自動化対象が増えるにつれて、ロボットの管理や運用、セキュリティや権限統制といった新たな課題が顕在化することもあります。
こうした課題を踏まえると、RPAはあくまで業務改善の入口となる手段の一つであり、真に効果を最大化するためには、業務プロセス全体を見渡した設計や、基幹システムを中心とした自動化・運用の最適化が重要になります。
RPAによる画面操作の自動化とあわせて、ジョブ管理やシステム連携、運用自動化といった仕組みを組み合わせることで、より安定的で継続性のある業務改善が実現できます。
リアルテックジャパン株式会社は、SAPを中心とした基幹システム領域において、業務自動化・運用最適化・システム連携に関する豊富な知見と実績を有しています。RPAの活用にとどまらず、SAP環境全体を見据えた業務プロセス改善や自動化の設計・導入をご支援しています。
RPA導入をきっかけに、業務全体の効率化やSAP運用の高度化を検討されている方は、ぜひリアルテックジャパンまでお気軽にご相談ください。貴社の業務やシステム環境に合わせた最適なアプローチをご提案します。
