ビジネスプロセス自動化はさまざまな業務、業種に導入できます。例として製造業、小売業、ITなど多岐にわたっています。
ビジネスプロセスの自動化は自社にとってはもちろん、顧客にとっても重要になります。その理由は自社だけでなく、顧客にも大きなメリットがあるためです。ビジネスプロセス自動化の例を確認し、自社でもどのような自動化ができるのか確認しましょう。
ビジネスプロセス自動化の事例5選
ビジネスプロセスの自動化事例として、以下の5つを紹介します。
- 予約・発注・請求業務
- カスタマー対応
- 新規所属社員のオンボーディング
- 予知保全
- レポート作成
予約・発注・請求業務
予約の受付、発注、請求書の作成などの定型業務は、自動化プロセスの代表格です。
受付業務や経理業務などは業務プロセスを定型化しやすく、機械的に進められる部分が多いため、自動化に適しています。自動化プロセスの例として以下があります。
- 予約システムに入力された情報を自動で発注書に転記
- 納品後に自動で請求書を発行
部品の発注、ECサイトや宿泊施設の運営など、処理件数が多い業務、業界で効果を発揮します。
どの企業でも幅広く行われている定型業務について、自動化の遅れを取らないように対策すべきです。
カスタマー対応
カスタマー対応も自動化の余地がある業務プロセスの1つです。
カスタマー対応は、顧客の前提知識や問い合わせ内容などが多様なため、一見自動化が難しそうに感じます。しかし、以下の自動化が可能です。
- チャットボットによる対応でよくある質問（FAQ）への遷移を促す
- AIによる自動応答システムの活用で、カスタマー対応の一次受付を自動化
カスタマー対応に負担を抱えている企業は多いです。これを部分的にでも自動化することは、担当者の負担を減らし、顧客満足度の向上につながります。
新規所属社員のオンボーディング
新規所属社員のオンボーディングも自動化しやすいビジネスプロセスといえます。
新規所属社員のオンボーディングには自動化しやすい定型化された箇所があるためです。採用や部署異動により、新規所属社員が入った際に行う手続きの例として以下があります。
- 書類手続き
- アカウント発行
- 社内研修の案内
これらの自動化により、担当者の作業時間を削減し、ミスや手続き漏れを防ぐことができます。また入社日や異動日の登録で上記のリストアップや、通知が飛ぶ仕組みを導入すれば、よりスムーズなオンボーディングが可能です。
予知保全
予知保全も自動化を導入できるビジネスプロセスです。
予知保全は経験による判断や、目視では気が付きにくい部分があるなど、一見、自動化は難しそうに感じます。しかし、工場や設備管理の現場では以下の自動化を導入可能です。
- センサーからのデータをリアルタイムで収集
- 異常の兆候を検知
- 設備が故障する前にメンテナンスを実施
これらの自動化により、ダウンタイムを最小限に抑えられます。機会損失を防ぐだけでなく、現場担当者の負担を減らすことも可能です。
レポート作成
企業におけるレポート作成も自動化しやすいビジネスプロセスです。
企業ではさまざまなレポートをつくります。例として以下のようなレポートです。
- 売上集計
- 議事録
- マーケティング調査
これらは定期的に作成するものもあり、手間がかかる作業の1つといえるでしょう。システムの自動化を導入すれば、データを自動で取得・集計し、あらかじめ設定したフォーマットでのレポート出力が可能です。自動化により、ミスのリスクを減らし、常に最新かつ正確な情報を迅速に共有できるため、意思決定のスピードも向上します。
ビジネスプロセス自動化が重要な理由
ビジネスプロセスの自動化が重要な理由として以下が挙げられます。
- 業務効率の向上とコスト削減
- 品質向上とサービスレベルの安定化
- 働き方改革の促進
- データ活用の促進
- 変化への柔軟な対応力の向上
ビジネスプロセスの自動化によってもたらされる上記の効果は、顧客、従業員それぞれの満足感を高めることにつながります。
業務負荷の軽減やスピーディな対応で、顧客からの信頼獲得、従業員の定着率向上といった好循環を生み出します。これらが実現すると企業全体の競争力が高まり、市場における優位性の獲得が可能です。
ビジネス環境が急速に変化する現代では、単なる効率化では不十分です。組織の成長戦略の一環として、ビジネスプロセス自動化に取り組むことが必要になります。
RunMyJobsでできるビジネスプロセス自動化
RunMyJobsはRedwood Software社が提供するワークロード自動化ソリューションです。
RunMyJobsでできるビジネスプロセス自動化として以下があります。
- ITリソース監視
- 開発Studio
- ITセキュリティマネジメント
- データ処理
- インシデント対応
以下で詳しく解説します。
ITリソース監視
RunMyJobsではサーバ、ネットワークなど企業のITリソースの監視を自動化できます。
ITリソースはビジネス継続に不可欠なものになりました。しかし、それと同時にITリソースの不調や故障は企業や顧客に多大なダメージを与えるため、監視は必須です。
ITリソース監視の自動化によって以下を実現できます。
- 異常検知
- アラート通知
- 予知保全
上記を即座に行うことで、システム障害による影響を最小限に抑え、迅速な対応ができる体制の整備が可能です。
開発Studio
RunMyJobsの開発Studio機能で、開発やテストの自動化が可能です。
アプリケーションは開発して終わりではありません。RunMyJobsはビジネスプロセスの自動化や、自動化後の監視を支援する機能が備わっています。例として以下が可能です。
- プログラミング時の開発支援
- アプリケーションの連携資料作成の自動化
- 状況に合わせた自動通知
- 開発の変更管理
上記により、ビジネスプロセスの自動化を促進し、さらなる自動化アイデアの創出につながります。また、よりリソースを集中させたい業務への注力が可能です。
ITセキュリティマネジメント
RunMyJobsにはITセキュリティマネジメントの一部を自動化できる機能も備わっています。
企業は大切なデータや機密情報を扱うために、近年ではITセキュリティマネジメントが欠かせなくなりました。RunMyJobsでは例として以下の自動化が可能です。
- 異常なアクティビティの検知
- 自動通知
上記により、迅速な初動対応が実現します。これにより、ビジネスプロセスやワークフローの標準化・統合ができます。RunMyJobsで組織全体のセキュリティレベルを高めながら、業務の一貫性や効率性の向上が可能です。
データ処理
RunMyJobsはデータ処理の自動化と、分析結果の可視化が可能です。
企業が扱うさまざまなデータの例として以下があります。
- 顧客情報
- 財務データ（売上、支出など）
- 製品・サービスに関するデータ（設計図、品質管理情報など）
- システムログ
データは集めておくだけではなく、分析結果から知見を得て、新たな意思決定につなげることが重要です。
RunMyJobsでコアとなるデータ処理システムを自動化することで、場所を問わず、リアルタイムに見識を得られます。これにより働き方改革の推進や、迅速な意思決定が実現可能です。
インシデント対応
RunMyJobsでインシデント対応の一部プロセスを自動化可能です。
システム障害やセキュリティインシデントは企業や顧客に多大な損失を与える可能性があります。そのため発生時には、迅速かつ適切な対応が必要です。
インシデント対応の自動化では以下が可能です。
- 検知から初動対応
- 関係者への連絡
- 問題の登録
RunMyJobsでは上記を標準化し、顧客の信頼低下の防止につなげられます。これにより二次被害の拡大を防止し、復旧対応への集中が可能です。
RunMyJobsによるビジネスプロセス自動化の成功事例
Whitbread Group PLCはホテルやレストランを経営する大企業です。
同社は長年使用してきたシステムの老朽化、サポート終了が迫っていることを受け、システムの更新が必要でした。また以下もシステム更新において重要なポイントとなっています。
- 既存システムは複雑かつ維持が困難だったこと
- 業務を止めることなく段階的に移行できること
同社は他社製品との比較の結果、RunMyJobsを採用し、以下の効果を実現しています。
- 11段階の段階的移行を経て、約300万ジョブを安定稼働
- プロセスのドキュメント化を自動化
- 800以上の拠点の運用状況を一画面で把握し、障害発生時の対応力も向上
参考：Redwood
まとめ
ビジネスプロセスの自動化は、どの企業でも実施すべき取り組みです。理由として、ビジネスプロセスの自動化で企業自体、顧客、従業員の三方にメリットをもたらすことが挙げられます。
RunMyJobsではさまざまなビジネスプロセス自動化に貢献します。また現在見えているビジネスプロセスの自動化が一段落した後でも、さらなる自動化の支援も可能です。
興味をお持ちの担当者様は下記リンクより、資料のダウンロードにお進みください。
