ビジネスプロセスを効率的に管理し、トラブルを未然に防ぐためには「リアルタイム監視」が欠かせません。しかし、リアルタイム監視だけでは対応しきれない課題も存在します。そこで注目されているのが、ビジネスプロセスの自動化を実現する「ジョブスケジューリング」の活用です。本記事では、リアルタイム監視の基本と限界、さらにジョブスケジューリングとの組み合わせによるプロセス最適化の手法について詳しく解説します。
ビジネスプロセスとは
ビジネスプロセスとは、企業が製品やサービスを顧客に提供するために行う一連の活動の流れを指します。販売、製造、受発注、会計、カスタマーサポートなど、企業の業務活動は全てビジネスプロセスの一部と考えるとよいでしょう。
本記事で解説するビジネスプロセスは、パソコンやサーバ上で動作する「プロセス（処理単位）」とは異なります。ビジネスプロセスは情報システム上の処理にとどまらず、人や組織の動き、意思決定の流れも含む広義の概念です。
ビジネスプロセスは企業が顧客に価値を提供し、利益を得るために必要な一連の業務であり、組織内の各部署が連携し、システムが連動して動くことが不可欠です。例えば、製品の受注から納品、請求、アフターサポートまでが1つのビジネスプロセスとみなされます。
ビジネスプロセスのリアルタイム監視とは？基本とメリット
リアルタイム監視とは何か？
リアルタイム監視とは、ビジネスプロセスの進行状況や、ビジネスプロセスとして稼働するシステムの状態を常時監視し、正常な動作を確認することを指します。
監視の対象となるのは、例えば「商品の在庫状況」「出荷の処理状況」「契約書の承認フロー」「請求データの送信有無」など、業務プロセスの中で重要な意思決定や処理が発生するタイミングです。
特に複数のシステムにまたがって構成される複雑な業務プロセスにおいては、どこで異常が発生しても一目で把握できることが重要です。リアルタイム監視は、企業の業務継続性やサービス品質の維持に大きな役割を果たします。
リアルタイム監視の導入メリット
リアルタイム監視を導入することで、トラブル発生時の迅速な対応が可能になります。異常発生の即時検知により、業務の停止や遅延といったリスクを最小限に抑えられるのが大きなメリットです。
さらに、業務のボトルネックや処理の滞りを可視化できるため、継続的な業務改善やプロセスの最適化にもつなげることができます。結果として、顧客満足度の向上やビジネス継続性の強化に大きく寄与するでしょう。
ビジネスプロセスのリアルタイム監視における課題
プロセスごとに取得するデータの粒度が合わない
ビジネスプロセスは多種多様であり、必要とされる監視データの粒度も異なります。例えば、秒単位で状況を把握したいリアルタイム処理のプロセスと、日次レベルでの完了状況さえ把握できればよい定型業務のプロセスでは、求められる情報の精度が異なります。
全てを同一レベルで監視すると、重要な異常を見逃したり、逆にノイズに埋もれてしまったりするリスクが発生します。そのため、プロセスごとに最適な監視対象・項目・タイミングを定義し、適切な粒度で設計することが重要です。
属人的になりがち
リアルタイム監視の運用は、担当者のスキルや経験に依存しがちです。業務プロセスにおける判断や確認作業が属人化していると、異常発生時の対応判断とその対応内容についても個人の経験や判断に依存する傾向が高くなります。
その結果、担当者によって対応の内容にばらつきが起きたり、ヒューマンエラーが発生しやすくなったりすることで、結果として運用品質の低下を招く恐れがあります。また、担当者の異動や退職時にノウハウが失われるリスクも高く、継続的な運用が困難になります。
これを解消するためには、明確なルールや手順を作成し、共有するような仕組みが欠かせません。
システム間の連携が不完全
現代のビジネスプロセスは、複数のシステムをまたいで構成されることが一般的です。しかし、監視ツールが単一システム内の動作にしか対応していない場合、プロセス全体の流れを俯瞰できません。
例えば、ERPで発注データが作成された後に、別システムで出荷処理が行われ、さらに請求情報が会計システムに連携されるような流れでは、それぞれの接続部分も含めた一貫性ある監視が必要です。システム間の連携が不十分だと、どこで障害が起きているのかを把握できず、対応が遅れるケースも少なくありません。
リアルタイム性を維持するコストが高い
リアルタイムで監視・対応するには、高性能なツールやインフラ、そして常時監視できる体制が求められます。つまり、一定の人的・金銭的コストが発生するということです。
また、監視対象が拡大すればその分監視対象となる情報量も増加し、システムリソースだけでなく、人員の負荷も高くなってしまいます。
特に人的リソースに限りがあるような企業にとっては、リアルタイム性の要求水準とコストとのバランスをどう取るかが大きな課題となります。
ジョブスケジューリングシステムでできること
早朝や夜間でもジョブ実行が可能
ジョブスケジューリングシステムを導入すれば、24時間365日、あらかじめ設定したスケジュールにもとづいてジョブを自動実行できます。これにより、深夜帯や早朝など人手が少ない時間帯でも業務プロセスを滞りなく進めることが可能です。
例えば、日次の締め処理や、営業終了後のレポート集計、システムバックアップが実行できます。日中の業務の合間や夜間などの非稼働時間帯に自動で処理を完了させることで、手作業によるミスを防ぎ、担当者の負担も軽減できます。
複雑な業務プロセスも自動化可能
単純なジョブだけでなく、複数システムをまたぐ複雑な業務プロセスも、ジョブスケジューリングシステムなら自動化できます。例えば、受注データの登録から出荷指示、請求書発行までの一連のフローを一括で管理可能です。
複数の処理を順番通りに、あるいは条件に応じて分岐させて実行できるため、人による制御が不要になり、業務の精度とスピードが向上します。条件分岐や例外処理にも対応できるため、実運用に即したきめ細かな自動化が実現します。
イベントドリブンなジョブ実行が可能
スケジュールベースの実行だけでなく、特定のイベント発生をトリガーにジョブを動かすことも可能です。例えば、ファイルがアップロードされた瞬間に処理を開始したり、前工程のジョブが完了したら次工程を実行したりと、柔軟に制御ができます。
これにより、処理の待機時間を排除し、無駄なくビジネスプロセス全体のスピードアップが図れます。リアルタイムな応答が求められる業務において、イベントドリブン実行は非常に有効な手法です。
SaaS型ジョブ管理ツールRunMyJobで効率的なジョブ管理を
ビジネスプロセスの最適化にあたり、信頼性の高いジョブ管理ツールの選定は必要不可欠です。
RunMyJobsは、Redwood Software社が提供するSaaS型のジョブスケジューリング&ワークロード自動化ソリューションです。世界各国の企業で導入が進んでおり、その実績と安定性も評価されています。
RunMyJobsの大きな特徴はSaaS型のサービスという点にあり、オンプレミス環境に依存せず、クラウドベースで柔軟かつ拡張性の高いジョブ管理を実現します。
利用量に応じた課金モデルであるため、導入コストが低く、無駄なコストが発生しない点は大きなメリットといえます。ビジネスプロセス全体の監視を始めようとした場合、導入に時間がかかる場合もあるでしょう。ミッションクリティカルな箇所から適用を始めていき、適用範囲を徐々に広めていくことで、無理なく導入を進められます。
また、イベントドリブンな実行制御やシステム間連携の強化に優れているという点もRunMyJobの大きな特徴です。柔軟な業務フローに対応しており、属人化しがちな業務運用の標準化・自動化を強力にサポートします。
まとめ
ビジネスプロセスにおけるリアルタイム監視は、運用の即応性向上に大きく貢献します。しかし、リアルタイム監視だけでは粒度調整や属人化、コスト問題など課題も多く、プロセス最適化には限界があります。
そのような場合には、ジョブスケジューリングシステムの導入を検討してください。ビジネスプロセス全体の流れそのものを制御し、正確かつ効率的に業務を進められるジョブスケジューリングは、IT化、ひいてはDXを推進するためのIT戦略の立案において強力な武器となるでしょう。
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