SAPのワークフロー機能について

ビジネスワークフローを構築することは、高い生産性を生み出したり、承認プロセスを効率良くしたりと様々なメリットを持ちます。特に電子化されたビジネスワークフローはペーパーレス化にも繋がり、コスト削減にも貢献します。

SAPが提供するERPソリューションにもビジネスワークフロー機能は備わっており、ユーザーはSAP ERP上でビジネスワークフローを構築することで複数の業務アプリケーションを横断するワークフローを活用したりと、SAP ERPの効果を最大限に引き出すことが可能です。

本稿ではSAP ERPビジネスワークフローの概要と、代表的なツールについてご紹介します。

SAPビジネスワークフローについて

SAPビジネスワークフローは「WebFlowエンジン」とも呼ばれ、SAPシステム内でまだ割り当てられていないビジネスプロセスを定義することで、企業独自のビジネスプロセスに沿ったワークフローを構築でき、業務効率化等を実現します。それらのビジネスプロセスは単純な承認手続きである場合もあれば、品目マスタを登録してさらに関与する部門の調整を行うといった複雑なものである場合もあります。

SAPビジネスワークフローでは、既存のビジネスプロセスで発生したエラーや例外への対処にも使用可能です。たとえばデータの自動チェック中に特定のエラーが発生したことをトリガーにして、事前定義したワークフローを実行することができます。

SAPビジネスワークフローではSAPシステムの既存のトランザクションや機能が使用され、それらの機能に変更が加えられることはありません。ユーザーはビジネスワークフローに関して、SAPシステムの依存機能を組み合わせて新規ビジネスプロセスを作成することができます。ビジネスプロセスの管理はワークフローシステムによって行われ、組織管理をすでに使用している場合はそこで登録した組織構造を使用して、該当する担当者が個々に活動を実行するように設定することができます。

SAPビジネスワークフローの機能

SAPビジネスワークフローでは3カテゴリの機能があります。

≪イベント登録≫

SAPビジネスワークフローではアプリケーションオブジェクトのステータス変更をレポートし、変更に対応することができるようにイベントを登録できます。これらのイベントは、独自のタスクまたはワークフローのトリガーイベントとして使用することができます。それなのでイベントは柔軟でカスタマ固有の方法を使用してアプリケーションイベントに接続され、アプリケーションの標準パートを変更する必要はありません。

ただし、カスタム設定によっては、これらのイベントのトリガーは標準バージョンで有効化されていない場合があります。

≪SAPタスクの提供≫

タスクには、タスク説明とビジネスオブジェクトの方法を介したアプリケーションロジックへの接続が含まれます。タスクは本稼働で使用する前に、それが可能な担当者に割り当てる必要があります。

SAPビジネスワークフローによって提供されたタスクは、一般的に SAPビジネスワークフロー内のステップとして使用されます。また、それと同様に独自開発用に使用することも可能です。

ビジネスワークフローシナリオに1つのタスクのみが含まれている場合、通常、アプリケーション機能とワークフローとの間の接続を示す最小ソリューションとして見なすことが可能です。

独自のコントロールの場合、このSAPタスクがユーザー固有のタスクによって置き換えられます。

≪SAPワークフローの提供≫

SAPビジネスワークフローには、複数のステップを含む完全なワークフローの定義が含まれています。SAPビジネスワークフローには完全なワークフロー定義が含まれていますが、ユーザーの組織環境に合わせて調整を行う必要があります。

SAPビジネスワークフローにて社内でも発生するビジネスプロセスを記述している場合、または技術的な理由からSAPビジネスワークフローを変更することができない場合、提供されるSAPビジネスワークフローを変更せずに使用したりワークフロー設定を使用して調整したりすることができます。

これ以外の場合はSAPビジネスワークフローを独自開発のテンプレートとして使用することが可能です。ビジネスアプリケーションコンポーネントの既存のプロセス構造 (多くの場合、1 つのトランザクション内に表現される) は通常置き換えられることはありません。

上記のように、SAPビジネスワークフローは企業独自のビジネスプロセスに沿ったワークフローを構築でき、業務効率化等を実現できるものです。しかしながら、状況に応じてSAPとの連携の有無に関わらず、他社製品のワークフローシステムを使用している企業もあります。参考としてSAP製品ではない代表的なワークフローシステムも簡単に紹介します。

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代表的なワークフローシステム

intra-mart ワークフロー

国内で高いシェアを誇るワークフロー基盤。数十万人規模でも利用できるワークフロー基盤を提供しながら、部門ごとの業務改善にも使える手軽さが魅力です。

参考サイト

WorkflowII

基幹業務におけるワークフローシステムをスピーディかつ簡単に作成できるソフトウェアです。単純な申請業務のワークフローならノンプログラミングで構築可能であり、海外拠点を想定した多言語にも対応しています。既存の基幹業務とワークフローとの連携が難しく、ワークフローがなかなか進まない企業におすすめです。

Styleflow

ExcelやWordファイルを取り込むだけでWeb申請フォームを作成できるシンプルなクラウド型ワークフローです。国産システムなので日本の商習慣に合わせた各種機能を提供しています。

ジョブカンワークフロー

同じくクラウド型のワークフローシステムであり、だれでも使用できる簡単な操作性と高度な機能を併せ持っています。パソコンやスマートフォンからいつでもどこでも申請・承認が可能で、過去の申請を簡単に検索できるのも特長です。

ExchangeUSEワークフロー

国内1,700社以上の導入実績を持つワークフロー専用パッケージシステムです。複数会社運用やマルチベンダーERP連携に対応し、業務特化型～汎用型ワークフローまで全社申請業務を運用可能です。

Business WorkFlow

サーバーライセンスなのでユーザー数に関係なく、多彩な文書をWeb上で管理できるワークフローシステム。簡単な操作で管理・運用が可能で、中国語を含む多言語に対応しています。さらに、人工知能を搭載していることから効率良くワークフローを回すことが可能です。

参考サイト

Web Plant

多彩なフォームと複雑なフローをGUIで簡単に開発可能なワークフローシステムです。柔軟なシステム連携を実現でき、自社ルールに合致したワークフローを構築可能になります。

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